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09/01/2017 - Saiba como ser mais produtivo no trabalho

Antes de começar o ano de vez, aprenda a gerenciar melhor o seu tempo
 

Janeiro é o mês do planejamento. É a hora de pensar a nova agenda e traçar metas e objetivos. Mas antes de recuperar o ritmo, é bom aprender a gerenciar corretamente o tempo para aumentar a produtividade e não deixar que 2017 se torne um ano perdido.

Nesse sentido, o primeiro passo é saber exatamente como você gasta suas horas, de acordo com o especialista em administração de tempo e CEO da TriadPS, Christian Barbosa. O segundo passo é ter foco. Ao mesmo tempo, ele diz que a melhor maneira de lidar com altas demandas, em um prazo curto, é desenvolver a habilidade de delegar.

Entre outras ações, Barbosa ressalta que estabelecer prioridades é imprescindível, se a agenda é cheia: é quando chega o momento em que é preciso escolher o que será realmente possível realizar.
Daniel Silva, de 39 anos, coordenador técnico e pedagógico da Escola Senai de Santos (SP), melhorou a vida profissional e pessoal depois de aprender a controlar melhor a sua rotina. “Fiz cursos e li livros a respeito de produtividade e equilíbrio. Hoje, meu tempo rende mais. Tive a impressão de que o ano passado demorou para passar, o que é ótimo, pois significa que eu o aproveitei bem”, conta.

A primeira decisão de Silva foi dar mais atenção à saúde. A prática de esportes está na agenda semanal e raramente é deixada de lado. “Com acompanhamento médico, aumentei minha imunidade e ganhei disposição. Não tive nem resfriado, e isso evitou que eu perdesse tempo com doença”, diz. Para Barbosa, a constante falta de energia pode ser consequência de um descompasso hormonal ou déficit de vitamina. “Aproveite o começo do ano para incluir na agenda uma visita ao endócrino ou nutrólogo, que podem indicar dietas e suplementos para aumentar o ânimo”, sugere.

Traçar menos metas por período também é uma boa dica para quem quer ser mais produtivo, segundo Barbosa. “Na virada do ano, as pessoas se empolgam e criam cinco ou seis objetivos para o trimestre. Isso é resultado de uma incapacidade seletiva e prejudica o foco”, afirma. Para o especialista, esse comportamento gera a sensação de que nada vai para a frente.

“Seja realista e coloque tudo no papel, listando o que é prioridade e o que pode ser deixado para depois. Separe os planos profissionais e pessoais. Crie categorias”, indica a gerente nacional de Carreiras do Ibmec e da empresa DeVry Brasil, Fernanda Schröder Gonçalves.

Depois de tudo anotado, é preciso entender como o tempo é gasto no dia a dia. “Ninguém perde peso sem saber quantos quilos tem. Com a gestão de tempo, funciona da mesma forma”, diz Barbosa. Foi assim que Daniel Silva reaproveitou várias horas do dia. Ele percebeu que ficava muito na frente da televisão e no trânsito. “Hoje, assisto a apenas um telejornal e uso o tempo no carro para ouvir podcasts relacionados a minha área de atuação, em inglês. Além de aprender outros assuntos, tive uma melhora notável no idioma”, conta.

Relógio biológico. Para Fernanda, além de mapear as atividades rotineiras, é importante conhecer também o relógio biológico. “Algumas pessoas funcionam melhor de manhã, outras à noite. Ter essa noção ajuda a escolher os melhores horários para fazer determinadas atividades”, diz a gerente do Ibmec. “O autoconhecimento é uma ferramenta essencial no aumento da produtividade”, diz.

Ter controle sobre o dia a dia também evita uma armadilha bastante comum: a multitarefa. Segundo Barbosa, não é possível fazer várias coisas ao mesmo tempo. “É um erro achar que isso agiliza a agenda. Na verdade, perdemos de 30% a 40% de produção enquanto alternamos entre uma tarefa e outra, porque o cérebro demora a retomar a atividade anterior.”

O especialista sugere a alternância de atividades em apenas um caso. “Quando uma das atividades precisa de várias horas para ser concluída, é melhor fazer uma pausa a cada 40 minutos.” Nesse intervalo, dá para tomar um café, ler ou mesmo pagar contas e fazer ligações. “A pausa é produtiva quando a tarefa é longa e ainda ajuda a solucionar micro problemas do dia a dia”, diz.

O começo do ano também é uma época favorável para colocar pequenos cursos na agenda. “Identifique quais são seus obstáculos e separe um tempo para superar os pontos fracos”, diz Barbosa. Pode ser línguas, pacote Office, marketing, vendas, negociação ou o software com que lida de vez em quando. “Basta uma pesquisa rápida para descobrir vários cursos online gratuitos. Quinze minutos por dia, de manhã ou no intervalo do trabalho, podem fazer muita diferença na hora de se organizar”, diz o especialista. “Muitas vezes nem sabemos que temos dificuldade em alguma ferramenta, até que precisamos dela em um momento de pressão. Evitar que isso aconteça vai aumentar o rendimento”, diz.

Daniel Silva aproveitou o tempo conquistado no último ano para colocar a leitura em dia e estudar assuntos de interesse pessoal e profissional. “Antes, comprava livros que ficavam só na prateleira. Depois que comecei a gerenciar melhor minha rotina, consegui ler os que estavam atrasados e outras novidades”, conta. O coordenador do Senai usou a leitura como lazer e trabalho. “Leio por prazer e também aproveito para aprimorar meus conhecimentos.”

Depois de organizar a rotina de forma mais geral, os especialistas indicam o uso de aplicativos de gerenciamento de tempo para colocar o trabalho definitivamente nos trilhos. “Nós usamos o Todoist, que permite o compartilhamento de tarefas com outros membros da equipe. Isso reduz até o excesso de emails”, conta Fernanda. Outras ferramentas, como o Evernote, Google Tasks ou Remember the Milk também substituem as agendas de papel. “Se você esquecer de olhar seu caderninho, vai perder seus compromissos. Os apps avisamtudo o que você tem para fazer.”

Dicas para render mais

Mapa do tempo
Saiba exatamente com o que você gasta seu tempo e quanto leva para concluir as atividades do trabalho. Vai facilitar na hora de estabelecer prioridades.

Metas em hierarquia
Tenha consciência do que é prioridade e do que pode ser feito depois. Categorize as tarefas: profissionais ou pessoais; gestão de equipe ou técnicas; financeiras ou administrativas.

Uma coisa de cada vez
Não caia na tentação de fazer várias coisas ao mesmo tempo. O cérebro perde produtividade enquanto alterna entre uma atividade e outra.

Pausa na hora certa
A cada 40 minutos, faça uma pausa em atividades longas. Respirar, tomar um café ou pagar uma conta ajudam na produtividade.

Divisão de tarefas
Assumir muitos compromissos, principalmente se o prazo for curto, vai atrasar o trabalho. Conheça o grupo e confie na equipe para delegar funções.

Cursos na rotina
Identifique os pontos fracos e trabalhe para eliminá-los. Vale mais a pena gastar 15 minutos com um curso de Excel online do que perder uma hora para corrigir uma tabela com erros.


Fonte: Estadão - Portal do Estado de São Paulo
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